Services d'impression gérés pour les services financiers

Les services d'impression gérés (MPS) pour le secteur financier offrent une solution simplifiée, sécurisée et économique pour gérer les opérations d'impression au sein des institutions financières. Ces services sont essentiels pour les banques, les compagnies d'assurance, les sociétés d'investissement et autres organismes financiers, pour lesquels la confidentialité des documents, la conformité et la maîtrise des coûts sont des priorités absolues. Les MPS aident les organisations financières à réduire leurs coûts d'impression, à améliorer leur efficacité opérationnelle et à garantir la sécurité des données, tout en optimisant l'infrastructure d'impression pour répondre aux besoins spécifiques du secteur financier.

Principales caractéristiques des services d'impression gérés pour la finance :

1. Contrôle et optimisation des coûts

  • Transparence des coûts et reporting : MPS fournit des rapports détaillés sur le volume d'impression, les habitudes d'utilisation et les coûts. Ces informations aident les organisations financières à identifier les inefficacités, la surutilisation ou le gaspillage dans leurs pratiques d'impression et à prendre des décisions éclairées pour optimiser leur parc.
  • Budgétisation prévisible : MPS offre une structure de coûts prévisible (souvent par page ou par appareil), ce qui permet aux institutions financières de budgétiser plus facilement les coûts d'impression et d'éviter les dépenses imprévues.
  • Optimisation de flotte : Les fournisseurs de services MPS réalisent des audits pour évaluer le nombre d'appareils, leur utilisation et leur localisation. Cela garantit le remplacement ou la réaffectation des appareils sous-utilisés, réduisant ainsi le matériel inutile et les coûts globaux.

2. Sécurité et conformité renforcées

  • Confidentialité et protection des données : Le secteur financier traite des informations sensibles sur ses clients et ses entreprises. MPS garantit la sécurité des documents confidentiels tout au long du processus d'impression. Des fonctionnalités telles que l'impression sécurisée (nécessitant une authentification auprès de l'imprimante avant la validation d'un travail) permettent d'éviter que des informations sensibles ne soient laissées sans surveillance dans les bacs d'impression.
  • Conformité réglementaire : Les institutions financières doivent se conformer à diverses réglementations en matière de protection des données, telles que le RGPD (Règlement général sur la protection des données) et la loi Sarbanes-Oxley ( SOX ). MPS contribue à répondre à ces exigences en garantissant que toutes les données liées à l'impression, telles que les rapports financiers, les informations clients et les documents réglementaires, sont traitées de manière sécurisée et peuvent être suivies à des fins d'audit.
  • Pistes d'audit : les systèmes MPS peuvent conserver des journaux détaillés de l'impression de documents, ce qui peut être utile pour l'audit, la surveillance et la création de rapports, en particulier en cas de failles de sécurité ou d'inspections réglementaires.

3. Maintenance et support proactifs

  • Temps d'arrêt minimisés : Les institutions financières ne peuvent se permettre de laisser leurs périphériques d'impression hors service pendant de longues périodes, car l'impression est souvent essentielle à leurs opérations quotidiennes. Les fournisseurs de services d'impression d'entreprise (MPS) proposent une surveillance et une maintenance proactives pour identifier les problèmes avant qu'ils n'entraînent des temps d'arrêt. En cas de dysfonctionnement, un périphérique est rapidement réparé ou remplacé.
  • Assistance 24h/24 et 7j/7 : les fournisseurs MPS offrent généralement une assistance 24h/24 et 7j/7, garantissant que tout problème lié à l'impression peut être résolu immédiatement sans perturber les opérations financières.
  • Surveillance à distance : MPS inclut une surveillance à distance continue des appareils pour détecter les problèmes potentiels, permettant des réponses rapides aux problèmes et minimisant les perturbations des flux de travail quotidiens.

4. Automatisation du flux de travail des documents

  • Gestion documentaire simplifiée : De nombreuses institutions financières s'appuient largement sur des processus papier pour les contrats, les rapports et la documentation client. Les fournisseurs de services de gestion documentaire (MPS) peuvent intégrer des solutions de gestion documentaire qui numérisent et automatisent les flux de travail, réduisant ainsi le recours au papier et aux processus manuels.
  • Signatures électroniques et transactions numériques sécurisées : MPS peut s'intégrer aux plateformes de signature et de transaction numériques, permettant aux institutions financières de réduire la paperasse tout en garantissant que les documents des clients sont traités de manière sécurisée et efficace.

5. Durabilité environnementale

  • Pratiques écologiques : Le secteur financier est soumis à une pression croissante pour atteindre ses objectifs de développement durable. Les fournisseurs de services d'impression (MPS) peuvent aider les organisations à réduire leur consommation de papier grâce à des fonctionnalités automatisées comme l'impression recto verso et l'acheminement des tâches vers des appareils plus performants. Les MPS peuvent également inclure des programmes de recyclage des cartouches de toner et du papier.
  • Efficacité énergétique : les fournisseurs de MPS déploient souvent des appareils économes en énergie qui réduisent la consommation d'électricité, aidant ainsi les institutions financières à réduire leur empreinte carbone.

6. Évolutivité et flexibilité

  • Solutions personnalisables : Les services de gestion de portefeuille (MPS) peuvent être adaptés aux besoins spécifiques d'une institution financière. Que l'entreprise soit présente à l'international avec un grand nombre de bureaux ou localement avec un nombre réduit de sites, les services de gestion de portefeuille (MPS) peuvent être adaptés en conséquence.
  • Prise en charge du travail à distance : avec l'essor du travail à distance dans le secteur financier, MPS peut intégrer des solutions basées sur le cloud qui permettent aux employés d'imprimer depuis n'importe quel endroit, augmentant ainsi la flexibilité et garantissant que les équipes peuvent accéder aux documents nécessaires où qu'elles travaillent.

7. Formation et éducation des utilisateurs

  • Formation des employés : les fournisseurs MPS proposent des formations aux employés sur la façon d'utiliser efficacement les appareils, garantissant ainsi que le personnel financier comprend comment réduire le gaspillage et optimiser les pratiques d'impression.
  • Meilleures pratiques : Les fournisseurs MPS encouragent également les meilleures pratiques d’impression, telles que la réduction des impressions couleur inutiles et l’exploitation des documents numériques pour la gestion des documents.

Avantages de MPS pour la finance :

1. Économies de coûts

  • En éliminant les pratiques inefficaces, en optimisant l'utilisation des imprimantes et en réduisant le gaspillage, les institutions financières peuvent réaliser des économies significatives sur leurs dépenses globales d'impression. Les services d'impression d'impression (MPS) permettent de réduire les coûts directs (papier, encre et toner, par exemple) et indirects (support informatique, temps d'arrêt, par exemple).

2. Sécurité renforcée

  • Les institutions financières traitent quotidiennement des informations confidentielles et MPS fournit des fonctionnalités de sécurité robustes telles que la publication d'impression sécurisée, l'authentification des appareils et la communication cryptée entre les appareils, contribuant ainsi à protéger les données sensibles et à atténuer le risque de violation de données.

3. Amélioration de la conformité

  • MPS contribue à garantir la conformité aux réglementations du secteur en fournissant des rapports détaillés, des pistes d'audit et des processus de traitement de documents sécurisés qui répondent aux normes du secteur financier en matière de confidentialité et de protection des données.

4. Productivité accrue

  • Grâce à l'automatisation des flux de travail, à la disponibilité des appareils et à l'impression sécurisée, les employés peuvent consacrer moins de temps à la gestion des problèmes d'impression et plus de temps à des tâches à valeur ajoutée. Les institutions financières bénéficient d'opérations plus fluides, d'un traitement plus rapide des documents et d'une meilleure collaboration entre les services.

5. Réduction de l'impact environnemental

  • MPS aide les organisations financières à réduire le gaspillage de papier, à diminuer la consommation d'énergie et à recycler les matériaux, contribuant ainsi aux initiatives de développement durable et à la réduction de l'empreinte carbone de l'organisation.

6. Évolutivité et flexibilité

  • À mesure que l'institution financière se développe ou évolue, les services MPS peuvent facilement s'adapter à l'évolution de ses besoins. Cela garantit que l'infrastructure d'impression reste en phase avec les exigences opérationnelles de l'organisation.

7. Opérations rationalisées

  • En centralisant la gestion de l’impression et en mettant en œuvre l’automatisation des flux de travail, les institutions financières peuvent simplifier leurs opérations, réduire les frais administratifs et rationaliser le processus de gestion des documents.

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