Services d'impression gérés pour l'immobilier

Les services d'impression gérés (SPG) pour l'immobilier aident les agences immobilières et les sociétés de gestion immobilière à optimiser la gestion de leurs documents, à réduire leurs coûts d'impression et à améliorer l'efficacité de leurs flux de travail. Dans un secteur où le volume de documents administratifs est important, allant des contrats et accords aux annonces immobilières, en passant par les supports marketing et les documents juridiques, les SPG offrent une solution efficace, sécurisée et économique pour gérer tous les aspects des opérations d'impression.

Principales caractéristiques des services d’impression gérés pour l’immobilier :

1. Contrôle et optimisation des coûts

  • Transparence des coûts et reporting : MPS fournit des rapports détaillés sur l'utilisation des impressions par service ou site, permettant aux agences immobilières de suivre leurs dépenses d'impression et d'identifier les inefficacités. Ces données aident les entreprises à mieux comprendre les axes de réduction des coûts et à optimiser leur infrastructure d'impression.
  • Modèles de tarification fixe : Grâce aux MPS, les agences immobilières peuvent adopter un modèle de coût par page ou par appareil prévisible. Ce modèle est idéal pour gérer les fluctuations des besoins d'impression, par exemple en période de forte activité commerciale ou lors de la gestion de plusieurs biens.
  • Optimisation du parc : MPS évalue le parc d'impression existant et contribue à consolider les appareils, garantissant ainsi un positionnement et une utilisation optimales des imprimantes et des copieurs. Cela permet de réduire le nombre d'appareils sous-utilisés et de diminuer les coûts de matériel et de maintenance.

2. Sécurité et confidentialité

  • Protection des informations sensibles : Les sociétés immobilières traitent divers documents confidentiels, notamment des contrats, des états financiers et des contrats de location. MPS contribue à la protection de ces informations sensibles grâce à des fonctionnalités telles que l'impression sécurisée , qui garantit que les documents ne sont imprimés qu'après authentification de l'utilisateur auprès de l'imprimante.
  • Cryptage des données : les fournisseurs MPS proposent un cryptage pour tous les travaux d'impression, en transit et au repos, garantissant que les documents confidentiels restent sécurisés tout au long du processus d'impression.
  • Conformité aux réglementations : Les sociétés immobilières doivent se conformer aux réglementations en matière de protection des données telles que le RGPD (Règlement général sur la protection des données) ou le Fair Housing Act . MPS soutient la conformité en fournissant des pistes d'audit et des mesures de sécurité pour protéger les données sensibles des locataires et des clients.
  • Pistes d'audit : MPS génère des journaux d'audit qui suivent toutes les activités d'impression, y compris qui a imprimé quoi et quand. Ceci est essentiel pour garder le contrôle des données sensibles et protéger l'entreprise contre d'éventuelles violations de données.

3. Maintenance et support proactifs

  • Temps d'arrêt minimisés : Les agents immobiliers, les gestionnaires immobiliers et le personnel administratif dépendent fortement des périphériques d'impression pour traiter rapidement les documents. MPS offre une surveillance proactive pour identifier les problèmes potentiels avant qu'ils n'entraînent des temps d'arrêt, garantissant ainsi un fonctionnement continu.
  • Assistance 24h/24 et 7j/7 : les fournisseurs MPS offrent généralement une assistance 24h/24 et 7j/7, garantissant que tous les problèmes d'impression sont résolus rapidement, même en dehors des heures ouvrables.
  • Surveillance et alertes à distance : Grâce à la surveillance à distance, les fournisseurs de services d'impression peuvent suivre l'état de leurs imprimantes et copieurs, en envoyant des alertes en cas de niveau de toner faible ou de maintenance nécessaire. Cela réduit les risques de perturbations lors de transactions immobilières critiques.

4. Optimisation du flux de travail des documents

  • Gestion simplifiée des documents : Les agences immobilières gèrent souvent un volume important de documents papier, tels que des baux, des contrats, des annonces immobilières et des supports marketing. Les services de gestion d'impression (MPS) automatisent les flux de travail documentaires en acheminant les travaux d'impression vers les appareils appropriés, en numérisant les documents directement et en gérant leur stockage et leur récupération.
  • Intégration papier-numérique : MPS permet une intégration transparente des solutions de numérisation qui convertissent les documents physiques en fichiers numériques. Ceci est particulièrement utile pour les agences immobilières souhaitant abandonner le stockage papier et améliorer l'accessibilité des documents et la collaboration.
  • Intégration au système de gestion documentaire (GED) : De nombreuses agences immobilières utilisent des systèmes de gestion documentaire pour stocker leurs contrats, accords et documents de propriété. Les GED peuvent intégrer les flux d'impression et de numérisation directement au GED, garantissant ainsi l'indexation, le stockage et la récupération de tous les documents.

5. Support marketing et impression

  • Supports marketing de haute qualité : Les agences immobilières s'appuient sur des supports imprimés de haute qualité, tels que des brochures, des dépliants et des fiches descriptives, pour commercialiser leurs biens. MPS garantit une qualité d'impression constante, réduisant ainsi les réimpressions et le gaspillage.
  • Modèles et image de marque personnalisables : MPS peut proposer des modèles personnalisables qui maintiennent une image de marque cohérente sur tous les supports marketing imprimés, garantissant ainsi que les efforts marketing de l'entreprise sont cohérents et professionnels.
  • Impression en masse : pour le marketing immobilier ou les supports promotionnels, MPS peut gérer efficacement les besoins d'impression en masse, ce qui permet aux sociétés immobilières d'imprimer facilement de grandes quantités de brochures, de dépliants et d'autres supports marketing de manière rentable.

6. Durabilité et impact environnemental

  • Impression écologique : MPS encourage les pratiques d'impression respectueuses de l'environnement, comme l'impression recto verso, réduisant ainsi la consommation de papier inutile et l'empreinte carbone de l'entreprise. Cette démarche s'inscrit dans le cadre de ses objectifs de développement durable et de ses initiatives de responsabilité sociale d'entreprise (RSE).
  • Programmes de recyclage : MPS comprend des programmes de recyclage pour le papier, les cartouches de toner et autres consommables, garantissant une élimination responsable et réduisant les déchets dans les décharges.
  • Rapports de développement durable : MPS fournit des rapports sur l'impact environnemental de l'impression, tels que les réductions de l'utilisation du papier et de la consommation d'énergie, permettant aux sociétés immobilières de suivre leurs efforts en matière de développement durable.

7. Évolutivité et flexibilité

  • Solutions personnalisées : La solution MPS peut être adaptée aux besoins spécifiques des agences immobilières, qu'il s'agisse d'une petite agence avec un seul bureau ou d'une grande entreprise disposant de plusieurs sites. La solution MPS s'adapte à la croissance de l'entreprise, qu'il s'agisse d'ajouter de nouvelles imprimantes, de nouveaux appareils ou de nouveaux sites.
  • Options de services flexibles : Les services d'impression multi-formats (MPS) offrent une flexibilité dans la prestation de services. Par exemple, si une agence immobilière ouvre de nouveaux bureaux ou développe ses activités, les fournisseurs MPS peuvent facilement ajouter des appareils, s'intégrer aux flux de travail existants et garantir la conformité aux nouvelles exigences d'impression.

8. Éducation et formation des utilisateurs

  • Formation des employés : Les fournisseurs de services d'impression d'impression (MPS) proposent des formations à leurs employés sur l'utilisation efficace des imprimantes, l'accès aux fonctionnalités d'impression sécurisée et l'optimisation des options d'impression écologiques. Cela permet de garantir que l'environnement d'impression de l'entreprise est optimisé pour la productivité et la sécurité.
  • Meilleures pratiques en matière de gestion de l’impression : les programmes de formation peuvent également sensibiliser le personnel aux meilleures pratiques pour réduire le gaspillage, maximiser l’utilisation des appareils et suivre les protocoles de sécurité des documents.

Avantages du MPS pour l'immobilier :

1. Économies de coûts

  • MPS aide les agences immobilières à réduire leurs coûts d'impression globaux en optimisant leurs parcs d'impression, en réduisant le gaspillage et en fournissant des analyses détaillées sur leur consommation d'impression. Les agences immobilières peuvent ainsi réaliser des économies sur le papier, l'encre, le toner et l'énergie, rendant ainsi leurs opérations d'impression plus rentables.

2. Amélioration de la sécurité et de la conformité

  • Compte tenu des informations sensibles des clients et des locataires, MPS garantit l'impression sécurisée des documents et leur conformité aux lois sur la protection des données. La diffusion sécurisée des impressions, le chiffrement et les pistes d'audit réduisent le risque d'accès non autorisé et contribuent à garantir la conformité aux réglementations telles que le RGPD.

3. Productivité accrue

  • MPS rationalise le flux de travail des documents, en automatisant des processus tels que la numérisation et la gestion des documents, afin que les employés passent moins de temps sur les tâches administratives et plus de temps à se concentrer sur les activités immobilières principales telles que les interactions avec les clients et la gestion immobilière.

4. Meilleure gestion des documents

  • MPS facilite l'organisation du volume important de documents gérés par les agences immobilières. Grâce à son intégration aux systèmes de gestion documentaire, MPS facilite la récupération, le partage et le stockage des contrats, accords et supports marketing importants.

5. Responsabilité environnementale

  • En mettant l'accent sur la réduction du gaspillage de papier, l'utilisation d'appareils économes en énergie et le recyclage, MPS soutient les objectifs de développement durable des sociétés immobilières. Il renforce également la réputation de l'entreprise en matière de responsabilité environnementale, ce qui peut attirer des clients et des locataires soucieux de l'environnement.

6. Évolutivité

  • À mesure que les agences immobilières se développent, MPS propose des solutions évolutives capables de s'adapter à des volumes d'impression croissants ou à des sites supplémentaires. La flexibilité de MPS garantit l'évolution de l'infrastructure d'impression en fonction des besoins de l'entreprise.

7. Supports marketing de qualité professionnelle

  • MPS permet aux agences immobilières de produire des supports marketing de haute qualité et cohérents, sans compromettre la qualité d'impression. C'est essentiel pour mettre en valeur les biens et attirer acheteurs et locataires potentiels.

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