Services d'impression gérés pour les entreprises

Les services d'impression gérés (MPS) pour les entreprises offrent une solution complète et économique pour gérer et optimiser les environnements d'impression au sein des grandes organisations. Les entreprises ont souvent des besoins d'impression complexes et volumineux, ce qui peut entraîner des inefficacités, des coûts élevés et des risques de sécurité. Les MPS répondent à ces défis en rationalisant les processus d'impression, en réduisant les coûts opérationnels et en améliorant la productivité globale.

Principales caractéristiques des services d’impression gérés pour les entreprises :

1. Contrôle et optimisation des coûts

  • Suivi et reporting des coûts : Les fournisseurs de services d'impression suivent et surveillent en permanence l'utilisation des impressions, permettant aux entreprises de mieux comprendre leurs habitudes d'impression. Des rapports détaillés permettent d'identifier les axes de réduction des coûts, tels que les impressions excessives, la sous-utilisation des appareils ou les services à forte activité d'impression.
  • Modèle de coût fixe : Les services d'impression d'impression (MPS) fonctionnent généralement sur la base d'un coût à la page, offrant ainsi des dépenses d'impression prévisibles et gérables. Ce modèle de tarification simplifie la budgétisation et élimine les coûts imprévus.
  • Optimisation du parc : Le fournisseur évalue l'ensemble de son parc d'impression afin de garantir un positionnement optimal des périphériques, minimisant ainsi le gaspillage et l'inefficacité. Il peut également regrouper les périphériques, réduisant ainsi le nombre total d'imprimantes tout en garantissant la disponibilité des imprimantes appropriées là où elles sont nécessaires.

2. Gestion des appareils et des équipements

  • Maintenance proactive : L’un des principaux avantages des services MPS est la gestion proactive des imprimantes, des copieurs et des appareils multifonctions. Les fournisseurs MPS prennent en charge la maintenance et l’entretien des équipements, garantissant ainsi des temps d’arrêt minimaux et une résolution rapide des problèmes.
  • Gestion du cycle de vie des appareils : La gestion du cycle de vie des appareils (MPS) couvre la gestion des appareils, de leur installation à leur mise au rebut en fin de vie. Cela garantit le remplacement ou la mise à niveau des appareils lorsque cela est nécessaire pour maintenir des performances optimales.
  • Gestion centralisée : les entreprises disposant de plusieurs sites bénéficient d'une gestion centralisée de leur environnement d'impression, réduisant ainsi la charge administrative associée à la gestion de divers appareils dans différentes succursales.

3. Sécurité et conformité

  • Impression sécurisée : MPS inclut des fonctionnalités de sécurité qui protègent les documents sensibles. Des solutions comme l'impression à la demande, où les employés ne libèrent leurs travaux d'impression qu'après authentification, garantissent que les informations confidentielles ne restent pas sans surveillance sur les imprimantes.
  • Cryptage des données et contrôle d'accès : les fournisseurs MPS intègrent des fonctionnalités d'impression sécurisées telles que le cryptage des données pendant la transmission et des contrôles d'accès stricts pour empêcher l'accès non autorisé aux documents.
  • Gestion de la conformité : les entreprises opérant dans des secteurs réglementés peuvent bénéficier de la capacité de MPS à soutenir la conformité aux réglementations en matière de protection des données (par exemple, HIPAA, GDPR, SOX) en garantissant une gestion sécurisée des documents imprimés sensibles.

4. Durabilité environnementale

  • Pratiques respectueuses de l’environnement : les fournisseurs MPS favorisent la durabilité en proposant des imprimantes économes en énergie, en réduisant la consommation de papier et en mettant en œuvre des programmes de recyclage des cartouches.
  • Réduction du papier : les solutions MPS incluent souvent des fonctionnalités telles que l'impression recto verso (recto verso), le routage automatisé des travaux d'impression et la prévisualisation des travaux d'impression pour réduire les impressions inutiles.
  • Rapports de durabilité : les entreprises peuvent suivre leurs impacts environnementaux, tels que les économies d'énergie, la réduction du papier et la réduction des déchets, grâce à des rapports de durabilité réguliers fournis par les fournisseurs MPS.

5. Productivité et efficacité accrues

  • Automatisation des flux de travail : les MPS simplifient les flux de travail documentaires, permettant aux employés d'imprimer, de numériser et de gérer leurs documents plus efficacement. Cela peut améliorer la productivité globale, réduire les retards et minimiser le temps consacré aux tâches manuelles.
  • Impression à distance : MPS s'intègre souvent aux plateformes cloud, permettant aux employés d'imprimer à distance depuis leurs appareils ou de travailler à domicile, garantissant ainsi la continuité et la flexibilité des activités.
  • Éducation des utilisateurs : les fournisseurs MPS proposent généralement une formation et une assistance aux employés, garantissant qu'ils comprennent comment utiliser efficacement les imprimantes, éviter le gaspillage de ressources et optimiser l'utilisation des imprimantes.

6. Personnalisation pour des besoins spécifiques

  • Solutions sur mesure : MPS peut être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise, qu'il s'agisse de prendre en charge des environnements d'impression à grande échelle, des données hautement sensibles ou des flux de travail spécialisés.
  • Évolutivité : Les entreprises peuvent facilement adapter leurs services MPS à leurs besoins croissants. Qu'une entreprise augmente ses effectifs ou ouvre de nouveaux bureaux, les fournisseurs MPS peuvent adapter leurs solutions à ces changements.

7. Assistance et surveillance 24h/24 et 7j/7

  • Assistance 24h/24 et 7j/7 : les entreprises bénéficient de fournisseurs MPS qui offrent une assistance 24h/24 et 7j/7, garantissant que tous les problèmes techniques ou besoins de service sont rapidement résolus.
  • Surveillance à distance : la surveillance à distance continue de l'environnement d'impression permet de détecter les problèmes potentiels avant qu'ils ne deviennent des problèmes, réduisant ainsi les temps d'arrêt et améliorant la productivité.

8. Analyse et rapports

  • Informations exploitables : MPS fournit des rapports réguliers et détaillés sur les comportements et les coûts d'impression. Ces informations permettent aux entreprises de prendre des décisions fondées sur des données pour optimiser davantage leurs opérations d'impression.
  • Analyse des tendances : le fournisseur analyse les tendances en matière d’utilisation de l’impression, aidant à identifier les opportunités d’économies de coûts, de réduction du gaspillage de papier et d’amélioration de l’efficacité des appareils.

Avantages du MPS pour les entreprises :

1. Économies de coûts

  • Réduire les déchets d'impression et optimiser l'utilisation des appareils peut réduire considérablement les coûts d'impression. Les entreprises n'ont plus à gérer les dépenses imprévisibles liées à l'entretien des imprimantes et des consommables.

2. Efficacité accrue

  • Les flux de travail automatisés et les temps d’arrêt minimisés garantissent que les employés passent moins de temps à gérer les problèmes liés à l’impression, leur permettant de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

3. Sécurité améliorée

  • MPS offre des fonctionnalités de sécurité robustes, garantissant que les données sensibles sont protégées et que les réglementations de conformité sont respectées, contribuant ainsi à atténuer le risque de violation de données.

4. Avantages environnementaux

  • La réduction des déchets de papier, l’amélioration de l’efficacité énergétique et le recyclage des matériaux aident les entreprises à atteindre leurs objectifs de durabilité et à réduire leur impact environnemental global.

5. Évolutivité

  • MPS peut être facilement mis à l'échelle à mesure que l'entreprise se développe, qu'il s'agisse de s'étendre à de nouveaux sites, d'augmenter les effectifs ou de s'adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise.

6. Gestion centralisée

  • Les entreprises peuvent gérer l’ensemble de leur environnement d’impression à partir d’une interface unique, ce qui facilite la surveillance de l’utilisation, la résolution des problèmes et la maintenance des équipements sur plusieurs sites.

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